Caso Nuevo León
Por Alejandro Medina Pérez*
¿Puede un sistema de gestión de calidad ayudar en la construcción de instituciones transparentes y con procedimientos internos ágiles que proporcionen al ciudadano credibilidad y certeza en materia electoral?
La certificación de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León bajo la normatividad ISO 9001 apuntaría en esa dirección.
Se abren nuevos caminos en la búsqueda de un sistema electoral cada vez más sensible a las demandas de una sociedad, que requiere un Derecho electoral más avanzado y que exige una eficiencia y una eficacia en la gestión administrativo-jurisdiccional que generen confianza en las instituciones electorales.
Las últimas reformas en la materia, que datan de 2007 en la esfera constitucional y de 2008 en su aterrizaje legal, nos han permitido avanzar en esta materia compleja y cada vez más especializada.
Sin embargo, existen otros frentes en los cuales también se debe avanzar para que el impacto de estas reformas derive en una aplicación práctica que redunde en el mejoramiento de las funciones de los órganos que se encargan de ejecutarlas.
Este artículo tiene como objetivo analizar lo que denominamos una nueva gestión administrativo-jurisdiccional en materia electoral, que refleje sustancialmente los avances normativos en la operación de las instituciones electorales, tanto administrativas como jurisdiccionales, y que redunde en su mejoramiento bajo estándares de calidad internacional avalados por organismos internacionales de prestigio, como la Organización de los Estados Americanos (OEA).
Asimismo, abordaremos las experiencias de organismos electorales que han aplicado exitosamente estos principios normativos de eficiencia y eficacia.
Los sistemas de gestión de calidad en algunos organismos electorales del continente americano bajo la normatividad ISO 9001, son la respuesta a estas necesidades de mejoramiento de las instituciones en la materia.
El tránsito por un modelo de gestión de calidad forma parte de una nueva estrategia que supone la modernización en la gestión administrativa y jurisdiccional en materia electoral.
La implantación de estos sistemas de gestión de calidad coadyuva principalmente a reforzar la confianza de la ciudadanía.
Responder a dicha confianza es el reto de las instituciones electorales. Por ello es importante expresar en reformas constitucionales y legales la mejora administrativa y jurisdiccional. También es indispensable una certificación externa a las instituciones que avale que éstas se fundan en esquemas administrativos y jurisdiccionales de calidad y de excelencia.
Pero ¿qué beneficios se obtienen con los sistemas de gestión de calidad?
- Mejoramiento y satisfacción del cliente (que en el caso de las instituciones públicas es la ciudadanía).
- Mejoramiento continuo de los procesos relacionados con la calidad.
- Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio.
- Aumento de la productividad.
- Contar con los procesos claves documentados y validados por un ente normalizador internacional dando cumplimiento a sus requisitos a través de las auditorías que realiza dicho ente normalizador.
- Lograr mayor confianza frente a la ciudadanía y a los partidos políticos gracias a la medición constante de cada uno de los indicadores establecidos en el sistema de gestión de calidad.
- Proveer un factor de transparencia y de confianza frente a la comunidad.
- Reducir la curva de aprendizaje en el momento de contratar personal nuevo.
- Permitir el registro adecuado de los cambios administrativos y operativos.
- Ayudar a la medición de la satisfacción del elector y de los partidos políticos y a la toma de acciones para incrementar ésta.
- Asegurar el control y la mejora permanente de los procesos administrativos y jurisdiccionales claves.
El caso de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León
En 2006, en el grupo de comisionados ciudadanos del que fui parte, presididos por Eduardo Guerra Sepúlveda, al constatar las virtudes del sistema de calidad y el gran compromiso que había asumido todo el personal de la Comisión Estatal Electoral, se consideró necesario fortalecer aún más el trabajo realizado, ampliando el alcance de la certificación en la ejecución del proceso electoral.
Para alcanzar esa meta, se modificaron los objetivos y la política con el fin de abarcar la totalidad del proceso electoral, que es la esencia de la organización:
- Planeación, dirección, organización y vigilancia para la ejecución de las elecciones.
- Contribución a la cultura democrática.
- Sistema de prerrogativas y fiscalización a los partidos políticos.
En septiembre de ese año se obtuvo la certificación del primer proceso por parte de la casa certificadora ABS Quality Evaluations, y en noviembre se realizó la segunda auditoría de seguimiento a los dos procesos restantes, ya con la nueva redacción.
En octubre de 2007 se llevó a cabo la auditoría con el propósito de renovar el certificado, proceso que tenía como fecha límite el mes de noviembre de ese mismo año, y que fue subsanado en tiempo y forma, con lo cual se logró la ampliación del certificado hasta 2010.
Es preciso señalar que el sistema de calidad que adoptó la Comisión Estatal Electoral a partir de 2004 ha fortalecido de manera singular los procesos internos del organismo, al quedar respaldados y sistematizados de tal manera que se preserva la memoria institucional y se fortalecen los principios de objetividad y certeza.
Contar con un sistema estructurado, documentado e independiente consolida la organización electoral en el mediano y el largo plazos, ya que en la actualidad es innegable que las organizaciones se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados, además de que establecen nuevos modelos económicos y sociales, se enfrentan al aumento de las exigencias de los clientes y afrontan el crecimiento de las responsabilidades de las instituciones públicas con la sociedad y con su entorno.
En este marco, la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León ha sido pionera en México en la implantación de sistemas de gestión de calidad en organismos electorales.
El papel de la OEA frente a la calidad en los organismos electorales
En 2008, la Organización de los Estados Americanos (OEA), en la búsqueda de nuevos esquema para reforzar los índices de confianza de la ciudadanía en el continente americano, se dio a la tarea de buscar en los organismos electorales de estos países las instituciones que estuvieran certificadas por la normatividad ISO 9001, y descubrió que sólo la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León se encontraba certificada en todos sus procesos.
De esta forma se protocolizó a través de un memorándum de entendimiento la asesoría por parte de la Comisión Estatal Electoral para que esta pudiera proporcionar asesoría en la materia a efecto de brindar apoyo técnico a la OEA para implantar el sistema de gestión de calidad en diversos organismos electorales del continente americano.
En julio de 2008, en Monterrey, Nuevo León, se realizó el Primer Encuentro Interamericano sobre Gestión de Calidad en Autoridades Electorales auspiciado por la OEA, con el objetivo de dar a conocer las bondades de dicho sistema y dar a conocer la experiencia de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León en la materia.
Diagnóstico de los tribunales electorales locales
Del 15 al 17 de noviembre de 2004 se celebró en la Ciudad de México el Taller Identificación y Formulación de un Proyecto de Cooperación para el Desarrollo en el Área del Sistema Electoral, bajo la organización y el patrocinio de la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI). En dicho taller participaron representantes del más alto nivel (presidentes y magistrados) de los tribunales electorales de los estados y del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación de nuestro país.
“La precariedad de los sistemas de gestión administrativa y financiera de los tribunales electorales, como consecuencia de la escasa autonomía administrativa y de gestión que realmente tienen en la práctica, motivada entre otras razones por una cierta discrecionalidad en la asignación de recursos a los tribunales electorales y por la escasa dotación de medios materiales y de personal (esto, junto con la brevedad de los plazos previstos en la ley para resolver medios de impugnación) provoca una excesiva sobrecarga de trabajo durante los procesos electorales.
En este contexto, resulta muy complicado realizar una planificación y una gestión administrativa y presupuestaria adecuada.
Por otra parte, se reconoce la inexistencia de un modelo homogéneo de referencia para la organización y la gestión de los tribunales electorales y la escasa capacitación de los magistrados en materia de gestión.
Finalmente, la labor que realizan los tribunales electorales no es suficientemente conocida y valorada por la sociedad, por los actores políticos y por los propios medios de comunicación. Los presidentes de los tribunales electorales se quejan del escaso interés de los ciudadanos por los temas electorales y reconocen la necesidad de fomentar la difusión de la labor que realizan”. Este diagnóstico elaborado en esa ocasión ha sido un motor en la búsqueda de nuevos esquemas y modelos de gestión administrativa jurisdiccional, que tiene que ver con la modernización de los organismos que imparten justicia.
Para que los tribunales electorales cumplan su papel, es necesario que cuenten con suficiente autonomía e imparcialidad, además de atribuciones claras que les permitan dirigir y controlar los procesos electorales que se lleven a cabo, así como con facultades para resolver controversias, conocer escrutinios y calificar los respectivos actos eleccionarios, además de todas las atribuciones que tengan relación con la convocatoria y el desarrollo del proceso.
La experiencia de la Sala Regional Monterrey del TEPJF
Inicio del proyecto. A propuesta del director de enlace con la sala superior se presentó el proyecto de un sistema de gestión de calidad para la Sala Regional Monterrey que sus magistrados, representados por su presidenta, Beatriz Eugenia Galindo Centeno, decidieron implementar.
El 17 de septiembre de 2009 se presentó al personal de la Sala Regional Monterrey el proyecto de certificación ISO 9001:2008, a través de la implantación de un sistema de gestión de calidad en la Secretaría General de Acuerdos.
Alcance de la certificación. “Administración en la recepción, atención y trámite de los medios de impugnación en la Sala Regional Monterrey.”
También se anunció la integración del Comité de Calidad, por los tres magistrados de la Sala Regional Monterrey, la secretaria general de Acuerdos, un representante de cada ponencia, un representante de la Dirección de Enlace, dos integrantes de la Coordinación de Capacitación Judicial Electoral y el asesor de la Secretaría General de Acuerdos.
Todos los colaboradores firmaron un documento en el que ratificaron su compromiso con la sala, con el TEPJF y con la ciudadanía.
La Sala Regional Monterrey arrancó el proyecto luego de recibir apoyo y autorización de la presidencia del TEPJF.
Programa Anual de Trabajo 2010. Dentro del Programa Anual de Trabajo 2010 de la Sala Regional Monterrey del TEPJF, se estableció como proyecto de la Dirección de Enlace, la certificación de la Sala Regional Monterrey bajo la norma ISO 9001:2008.
Objetivo. Comprender las cambiantes necesidades de nuestros clientes a través de una constante comunicación y de un intercambio fluido de información, y contar con personal capacitado en su especialidad, cuya participación enriquezca nuestros servicios.
Descripción. El programa de calidad basado en la Norma ISO 9001:2008 tiene como objetivo primordial fortalecer los principios de certeza y objetividad en los procesos jurisdiccionales, administrativos y operativos de la Sala Regional Monterrey, para generar mayor confianza.
Acuerdo de colaboración entre el TEPJF y la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León. El 11 de febrero de 2010 la magistrada María del Carmen Alanis Figueroa y el presidente de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León, Eduardo Guerra Sepúlveda, firmaron un acuerdo de colaboración, por medio del cual el órgano local brindó asesoría a la Sala Regional Monterrey durante la etapa de certificación de calidad. Los magistrados de la Sala Regional Monterrey fungieron como testigos del convenio.
Capacitación interna. La empresa certificadora ABS Group impartió cursos de capacitación a los miembros del Comité de Calidad y a los integrantes de las ponencias, de la Secretaría General de Acuerdos y de la Dirección de Enlace que se desempeñaron como facilitadores y auditores internos.
Definición de la política de calidad y campaña de difusión interna. El Comité de Calidad definió la política de calidad de la Sala Regional Monterrey: “Como Sala Regional Monterrey nos comprometemos a una impartición de justicia electoral, apegándonos al marco constitucional y legal, a través de procesos de calidad y mejora continua integral, en la Secretaría General de Acuerdos, que garanticen las expectativas de la ciudadanía”. (Se realizó un programa de difusión de la política de calidad y de sensibilización del proyecto entre el personal de la sala.)
Identificación y documentación de procesos e integración de manuales. Frente a la convicción vanguardista que ha caracterizado a la gestión de la magistrada María del Carmen Alanís Figueroa —reflejada en el plan institucional 2010-2016—, se determinó modernizar el tribunal con la implantación de sistemas de gestión de calidad, tanto en áreas administrativas como jurisdiccionales, rompiendo paradigmas en cuanto a la organización y el funcionamiento de una institución y del servicio público que presta.
Para cumplir su objetivo, la Sala Regional Monterrey identificó sus procesos sustantivos sujetos a certificación: procedimiento de preparación de sesiones, recepción de medios de impugnación, turno, notificación, y archivo y préstamo de expedientes. Posteriormente, la Sala Regional Monterrey estandarizó sus actividades a través de manuales específicos y procedimientos apoyo.
Los beneficios perceptibles de estos procesos van desde la integración estrictamente ordenada de un expediente hasta la práctica de una notificación debidamente elaborada y efectuada en tiempo; desde el turno de expedientes en el menor tiempo posible, hasta el préstamo oportuno de expedientes solicitados, así como la celebración de sesiones públicas sujetas a controles de eficiencia.
Lo anterior ha permitido reducir errores en los servicios que directa o indirectamente inciden en el pronunciamiento de una sentencia y, a la vez, se replantean y mejoran continuamente las metas y los indicadores, a través de medios de control que permiten detectar deficiencias para mejorar el servicio, ya sea en función de disminución de tiempo o en función del incremento de la cantidad del servicio que se presta.
Auditorías. Se aprobaron de manera satisfactoria las auditorías internas practicadas por el equipo de auditores internos y por los auditores de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León, además de las auditorías externas por parte de la empresa certificadora ABS Group.
Certificación. El 6 de octubre de 2010 la Sala Regional Monterrey obtuvo la certificación bajo la Norma ISO 9001:2008, luego de aprobar de manera satisfactoria la Auditoría Fase II establecida por la propia norma internacional.
El 9 de febrero de 2011 la sala recibió oficialmente el certificado que acredita la aprobación de la norma de calidad.
Asimismo, actualmente se lleva a cabo el proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad en la Sala Superior del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
El sistema de gestión de calidad en la Secretaría General de Acuerdos de la Sala Superior del TEPJF
Un notable acierto de la magistrada presidenta del TEPJF, María del Carmen Alanís Figueroa, sin duda es el proyecto de implantación del sistema de gestión de calidad en la Secretaría General de Acuerdos de la Sala Superior.
Este proyecto contempla la implantación, durante 2011, del sistema de gestión de calidad en las distintas instancias por las que transita un medio de impugnación:
1) Conocimiento y trámite de los medios de comunicación.
2) Sustanciación e instrucción.
3) Resolución.
4) Ejecución.
El sistema contempla ir más allá, inclusive hasta el análisis posterior de la sentencia, es decir, hasta el procedimiento de propuesta de jurisprudencia y de tesis, en la que se incluye su revisión y, en su caso, su aprobación y su publicación como tesis y jurisprudencia obligatoria.
Con lo anterior se reducirá la curva de aprendizaje y se estará en presencia de manuales operativos de estos procesos que redundarán en una detección oportuna de cualquier vicio en los procedimientos descritos.
Conclusión
Es importante señalar que en México el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación ha hecho un gran esfuerzo por lograr una modernización administrativa y jurisdiccional acorde con los requerimientos actuales de una sociedad que cada vez demanda más de las instituciones electorales.
La implantación de sistemas de gestión de calidad es la respuesta a un manifiesto deseo continental que ha impulsado la OEA, con la idea de avanzar hacia un modelo de calidad, tanto en la organización como en la actividad jurisdiccional, en materia electoral para responder a la confianza de la ciudadanía en sus instituciones comiciales.
Sin duda éste es un modelo que coadyuva a alcanzar el ideal democrático de construir instituciones electorales transparentes y con procedimientos internos ágiles que proporcionen al ciudadano la credibilidad y la certeza que se requieren para el adecuado funcionamiento democrático tanto en México como en el continente americano.
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* Licenciado en Derecho por la Universidad Autónoma de Nuevo León y doctor en Derecho constitucional por la Universidad de París II Panthéon-Assas. Se desempeña como Secretario Técnico de Comisionado en la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación
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